Notariatele se mută în online. Cum va funcționa platforma Top-not

Guvernul a aprobat un proiect de lege prin care notariatele se mută în online și vor fi mai accesibile românilor. Prin platforma Top-not, tot ceea ce ține de activitatea notarială va fi în format electronic.

Notariatele se mută în online

Proiectul de lege, coinițiat de către Ministerul Cercetării, Inovării și Digitalizării, în calitatea sa de autoritate de stat în domeniul comunicațiilor și digitalizării și de către Ministerul Justiției, în calitate de autoritate de stat care exercită organizarea, coordonarea și controlul activității notariale, reglementează regimul juridic al îndeplinirii actelor și procedurilor notariale în format electronic, prin intermediul platformei informatice Top-not.

Acest demers important contribuie la transformarea digitală a activității notariale și răspunde cerințelor unei societăți din ce în ce mai orientate spre soluții digitalizate.

Platforma Top-not, care va fi dezvoltată și gestionată de către Uniunea Națională a Notarilor Publici din România (Uniunea), va permite administrarea și stocarea actelor notariale, precum și a documentațiilor care au stat la baza întocmirii acestora, asigurând securitatea, confidențialitatea, trasabilitatea și integritatea schimbului de date, precum și protecția secretului profesional.

Guvernul transmite că proiectul de lege aduce multiple beneficii pentru profesia de notar public, prin modernizarea și eficientizarea activității acestei profesii, și pentru mediul de afaceri național și internațional. Astfel, se va permite accesul simplificat și rapid la serviciile notariale, eliminând obstacolele distanței fizice și oferind o modalitate sigură de stocare și administrare a documentelor notariale.

Cum va funcționa platforma Top-not

Actele și documentațiile întocmite în formă electronică vor fi administrate în condiții de securitate, păstrând confidențialitatea și integritatea informațiilor, cu respectarea secretului profesional.

Platforma Top-not va constitui și suport tehnic pentru schimbul de informații și date între notarii publici, pe de-o parte, și autoritățile și instituțiile publice centrale și locale, pe de altă parte.

De asemenea, proiectul de lege prevede că notarii publici vor putea desfășura activități atât pe suport fizic, cât și în formă electronică, însă pentru utilizarea platformei Top-not aceștia trebuie să obțină în prealabil o autorizație din partea Uniunii Notarilor pentru desfășurarea activității în această modalitate, precum și accesul la platforma electronică Top-not și la programul informatic unic privind registrele biroului notarial.

Alina Gorghiu: Oamenilor care apelează la notari le va fi mai ușor

„Este un proiect de lege profund inovator pentru activitatea notarială electronică, prin care Ministerul Justiției, ca inițiator, urmărește să vină în sprijinul cetățenilor.

Oamenilor care apelează la notari le va fi mai ușor.  Multe acte notariale vor fi încheiate digital.”, transmite ministrul Justiției, Alina Gorghiu.

Deși, până în prezent, notarii lucrau digital cu registrele publice (Cadastrul, ANAF, Depozitarul Central), în relația notar – client nu exista această dimensiune. Așadar, era necesar să facem pași și pentru digitalizarea relației notar – client.

În principiu, proiectul prevede că actele și procedurile notariale vor putea fi realizate și în formă electronică, dar cu prezența părților la sediul notarului public.

Ministerul Justiției a prezentat și actele și procedurile care vor putea fi îndeplinite fără prezența fizică a cetățenilor la un birou notarial:

• consultații juridice scrise cu caracter notarial;
• primirea și păstrarea documentelor în formă electronică în arhiva electronică notarială;
• darea de dată certă înscrisurilor în formă electronică;
• legalizarea semnăturii interpretului și traducătorului autorizat de pe traducerile în formă electronică;
• încheierea de îndreptare a erorilor materiale și, după caz, de completare a omisiunilor vădite privind acte și proceduri notariale”.

Beneficiile trecerii în online

Toate aceste modificări prevăzute în proiectul de lege privind activitatea notarială electronica, vor aduce o serie de beneficii:

– Acces facil la o listă utilă cu notarii publici care îndeplinesc acte și proceduri notariale în formă electronică, listă care va fi publicată pe site-ul Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România;
– Timp economisit – cetățenii nu vor mai fi nevoiți să se deplaseze fizic la un birou notarial în situația în care actele și procedurile notariale de care au nevoie vor putea fi îndeplinite fără prezență fizică;
– Sume economisite pentru cei care apelează la serviciile notarilor publici, prin eliminarea costurilor de multiplicare ori legalizare a înscrisurilor;
– Degrevarea sarcinilor și înlăturarea muncii manuale a notarilor publici și a personalului auxiliar din cadrul birourilor notariale;
– Eficientizarea și simplificarea operațiunilor notariale într-un cadru securizat;
– Facilitarea circulației internaționale a actelor juridice internaționale în formă electronică;
– Eliminarea impedimentelor de orice natură, generate de distanța fizică între cetățeanul beneficiar al serviciilor notariale și notarul public;
– Impactul pozitiv asupra mediului înconjurător, prin diminuarea consumului de hârtie;
– Acoperirea tuturor necesităților specifice, în contextul alinierii serviciilor notariale cu noile așteptări și nevoi ale societății, dat fiind ritmul sporit de evoluție a tehnologiei;
– Adaptarea actelor și procedurilor notariale, în condiții de siguranță, la evoluția tehnologiei și la rigurozitatea cerințelor UE;
– Simplificarea și securizarea operațiunilor notariale.